Datenwiederverwendung benötigt einheitliches Recht
Normadressatinnen und -adressaten sowie umsetzende Behörden sparen Kosten und Zeit, wenn das Once-Only-Prinzip konsequent angewendet wird – also wenn Daten nur einmal angegeben und dann wiederverwendet werden. Die Grundlage dafür sind harmonisierte Rechtsbegriffe, ein datenschutzkonformer Austausch und die Berücksichtigung etablierter technischer Standards.
2.1 Nutzen Sie harmonisierte Rechtsbegriffe
Um wiederverwendet zu werden, müssen Daten die gleiche inhaltliche Bedeutung haben, d. h. semantisch interoperabel sein. Dafür müssen die Rechtsbegriffe einheitlich definiert und verwendet werden.
Es kann nötig sein, Begriffe über Ihren Rechtsbereich hinaus zu harmonisieren, um bestehende Daten zu verwenden. Ist dies nicht möglich, können Sie die Informationen möglicherweise aus verschiedenen Datenpunkten zusammensetzen, etwa das Einkommen aus Gehalt und weiteren Einnahmen.
So wenden Sie den Aspekt an
Werden für Begriffe, die in mehreren Regelungen vorkommen (z. B. "Einkommen", "Kind"), Verweise genutzt, macht dies die Begriffe eindeutiger. Dies vereinfacht den Datenaustausch, da der entsprechende Datensatz direkt bei der datenhaltenden Behörde abgefragt werden kann.
Eine ausführliche Erklärung finden Sie im Gutachten zum modularen Einkommensbegriff des Nationalen Normenkontrollrats (NKR), Abschnitt „Harmonisierung durch Verweise”, S. 96ff.
Weitere Ressourcen:
- Codelisten: standardisierte, feste Listen von Codes und ihren zugehörigen Klartextbezeichnungen, die zur eindeutigen und maschinenlesbaren Darstellung von Informationen (wie Staaten, Verwaltungsleistungen oder Merkmale) in digitalen Verwaltungsprozessen dienen. Sie finden diese auf der Seite der FITKO.
- Das auf EU-Ebene vereinheitlichte Vokabular zu Begriffen im Kontext der öffentlichen Verwaltung: Interoperable Europe Portal.
Modularisierung kann bei komplexen Begriffen wie Einkommen helfen: Rechtsbegriffe werden in standardisierte, klar definierte Module zerlegt. Die so erhobenen Bestandteile können je nach Bedarf neu zusammengesetzt und nachgenutzt werden, etwa das Einkommen aus Gehalt und weiteren Einnahmen.
Weiterführende Empfehlungen finden Sie im Gutachten zum modularen Einkommensbegriff des Nationalen Normenkontrollrats (NKR), S. 93ff:
Die Modularisierung des Einkommensbegriffes bietet folgende Vorteile:
- Sie sichert die einheitliche sprachliche (eindeutige) Verwendung von Begrifflichkeiten.
- Der Begriff erhält eine klar ersichtliche Struktur, die sich in Datenstrukturen abbilden lässt.
- Eindeutig bezeichnete Module können einen Anknüpfungspunkt für Verweise bilden.
- Sie zwingt nicht zur weiteren Harmonisierung.
- Sie fördert die digitaltaugliche Ausgestaltung des Begriffes und ermöglicht es, die (Sub-)Module in Datenmodule und Datenfelder zu übersetzen.
Quelle: NKR-Gutachten "Digitale Verwaltung braucht digitaltaugliches Recht", S. 93ff.
2.2 Nutzen Sie existierende Daten
Überprüfen Sie, ob Daten schon an anderer Stelle zur Verfügung stehen und genutzt werden können. Optimalerweise wird auf die Originaldaten zugegriffen, statt diese zu kopieren. Für einen Datenaustausch zwischen Behörden müssen Sie dann eine geeignete Rechtsgrundlage schaffen.
Ein Textbeispiel
Anbieter sind verpflichtet, der Bundesnetzagentur die Informationen nach Absatz 2 auf Anforderung zu übermitteln. Die Bundesnetzagentur kann durch Allgemeinverfügung geeignete Vorgaben machen, in welcher Form, in welchem technischen Format und in welchem Detailgrad die Informationen nach Absatz 2 zu übermitteln sind und in welchen Zeitintervallen die Informationen zu aktualisieren sind. Soweit möglich greift die Bundesnetzagentur auf die Daten, die ihr nach § 10 Absatz 1 übermittelt werden, zurück.
2.3 Machen Sie erhobene Daten für andere nutzbar
Müssen neue Daten erhoben werden, sollten Sie eine Nachnutzung dieser Daten ermöglichen.
Ein Textbeispiel
Das Umweltbundesamt richtet eine elektronische Schnittstelle ein, die es ermöglicht, Daten an die nach Landesrecht zuständigen Behörden zu übermitteln, soweit es für den Vollzug des Gebäudeenergiegesetzes vom 8. August 2020 (BGBl. I S. 1728), das durch Artikel 1 des Gesetzes vom 16. Oktober 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 280) geändert worden ist, erforderlich ist. Absatz 4 Satz 2 bis 5 ist entsprechend anzuwenden.
2.4 Nutzen Sie bestehende technische Standards
Nutzen Sie geeignete technische Standards, wie z. B. Datenaustauschformate, um den Austausch zwischen IT-Systemen zu begünstigen. Möglicherweise ist es sinnvoll, diese in der Regelung vorzuschreiben.
Informationen zu Standards der öffentlichen Verwaltung erhalten Sie bei der FITKO, auf den Seiten des XÖV mit zugehörigem XRepository und auf der Verwaltungsdaten-Informationsplattform.
Ein Textbeispiel
Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Bundesverfassungsgericht geeignet sein. Für die Übermittlung und die Eignung zur Bearbeitung durch das Bundesverfassungsgericht gelten die in der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung geregelten technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs entsprechend.
2.5 Suchen Sie frühzeitig den Austausch mit allen Beteiligten
Neben rein technischen Voraussetzungen gilt es auch zu beachten, wie sich organisatorische Aspekte auf die Umsetzung Ihres Vorhabens auswirken. Hier hilft der Austausch mit anderen Beteiligten, wie z. B. den Behörden oder IT-Beauftragten.