Digitale Angebote für alle nutzbar gestalten
Eine Regelung ist dann erfolgreich digitalisiert, wenn sie ohne Medienbrüche und unnötige Behördengänge funktioniert. Konkret bedeutet das: Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen können Anträge intuitiv online stellen, während Behörden die Daten ohne manuelle Nacherfassung systemübergreifend verarbeiten. Dies erfordert, dass Digitaltauglichkeit von Anfang an mitgedacht wird.
Echte Regelungsbeispiele zu diesem Prinzip finden Sie im Zentrum für Legistik.
1.1 Ermöglichen Sie digitale Kommunikation und Bearbeitung
Digital zu kommunizieren bietet viele Vorteile: Anträge und Bescheide können in Echtzeit übermittelt werden, was Wartezeiten für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen verkürzt. Werden Anträge und sonstige Daten digital an die Verwaltung übermittelt, können sie außerdem effizient digital weiterverarbeitet, geprüft und an weitere beteiligte Behörden übermittelt werden.
Digitale Kommunikation sollte immer bedarfsorientiert und inklusiv sein – in bestimmten Fällen kann z. B. ergänzend auch die Schriftform sinnvoll sein, sofern eine digitale Weiterverarbeitung sichergestellt ist. Bürgerinnen und Bürger, die keine digitalen Angebote nutzen können oder wollen, müssen dabei auch bedacht werden.
So wenden Sie den Aspekt an
Bevor Sie die Schriftform als erforderlich festlegen, prüfen Sie kritisch, ob elektronische Verfahren nicht bereits ausreichend Übereilungsschutz bieten und die Beweisfunktion sicherstellen.
Hintergrund: Ausdrucken, Unterschreiben, Versenden und Archivieren führen in digitalen Prozessen zu unnötigen Verzögerungen und Kosten.
Das persönliche Erscheinen kann erforderlich werden, wenn die Identität einer Person festgestellt werden muss, eine Erklärung nicht delegierbar ist oder eine Belehrung/Beratung im direkten Gespräch notwendig ist.
Empfehlung: Ermöglichen Sie, dass gleichwertige digitale Verfahren zugelassen sind:
- Die Online-Ausweisfunktion bzw. ein Nutzerkonto ermöglicht eine Identitätsprüfung. Ein Verweis auf das OZG-Nutzerkonto findet sich in § 1131 Abs. 1 ZPO.
- Die Qualifizierte Elektronische Signatur entspricht der handschriftlichen Unterschrift, vgl. Artikel 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung. Sie ersetzt etwa in den Bereichen des Verwaltungsverfahrensgesetz nach Anwendung von § 3a VwVfG die Schriftform.
- Sichere Zustellung kann durch elektronische Postfächer erfolgen. Ein Beispiel findet sich in § 1131 ZPO.
Interoperabilität: Prüfen Sie, ob die eingesetzten Verfahren der eIDAS-2.0-Verordnung [1] entsprechen. Identifizierungssysteme müssen interoperabel sein und EU-weit gegenseitig anerkannt sein. Die Verordnung betrifft elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel, Dokumente, Zustellung digitaler Einschreiben sowie Website-Authentifizierung.
[1] Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG, zuletzt geändert durch Verordnung (EU) Nr. 2024/1183.
Prüfen Sie, ob eine Vorlagepflicht durch eine Vorhaltepflicht ersetzt werden kann oder sogar komplett entfallen kann.
Formulierungsbeispiel
Der Antragsteller hat die Belege für die Dauer von [X] Jahren aufzubewahren und der Behörde auf Verlangen für eine Prüfung zugänglich zu machen.
Analog zu: § 50 Abs. 8 EStDV
Für Unternehmen kann eine rein digitale Kommunikation vorgeschrieben werden.
Denken Sie bei Privatpersonen an Bürgerinnen und Bürger, die keine digitalen Angebote nutzen können oder wollen.
1.2 Formulieren Sie die Regelung technologieoffen
Prüfen Sie, ob die Nennung spezifischer Technologien notwendig bzw. gerechtfertigt ist.
Wenn Sie Übertragungswege – wie DE-Mail oder PDF – festlegen, riskieren Sie, dass Ihre Regelung bald nicht mehr dem Stand der Technik entspricht.
Andererseits kann die Nutzung etablierter Basisdienste die Umsetzung erleichtern und die Anwendung für Nutzende vereinfachen – im Sinne des Prinzips „Etablierte Technologien ermöglichen effiziente Umsetzung“. Ob das sinnvoll ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab.
1.3 Denken Sie an Antragsstellung, Bearbeitung und Bescheid
Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist es wichtig, dass Sie den gesamten Prozess des Vollzugs Ihrer Regelung betrachten. Dies verhindert Logik- und Medienbrüche.
So wenden Sie den Aspekt an
Hierzu kann es hilfreich sein, die Technologien und Verfahren der umsetzenden Behörden zu erheben. Nutzen Sie hierfür z. B. eine Visualisierung. Prüfen Sie, inwiefern bisher analog gespeicherte Daten stattdessen digital gespeichert werden können.
Beziehen Sie den gesamten Prozess in die Gestaltung der Regelung mit ein: Welche Informationen werden von wem an wen übermittelt? Wirkt sich die Regelung auch auf verwaltungsinterne Kommunikation oder den Austausch zwischen Behörden und Unternehmen aus?
Vorteile: Digital erfasste Daten direkt digital weiterzuverarbeiten, spart Zeit, weil Informationen nicht eingescannt oder abgetippt werden müssen. Digitale Oberflächen, die für Nutzende zusätzliche Hilfestellungen und Kontrollen enthalten, erhöhen die Qualität der Daten.
Sogenannte Plausibilitätsprüfungen kontrollieren, ob Ort und Postleitzahl zusammenpassen oder ob ein angegebener Zeitraum antragsberechtigt ist. Dies reduziert vermeidbare Fehler in Anträgen, die ansonsten oft zeitaufwändige Rückfragen nach sich ziehen.
Hierbei helfen
- die Nutzung bestehender Standards entsprechend dem Prinzip Datenwiederverwendung benötigt einheitliches Recht sowie
- Codelisten.
1.4 Denken Sie Barrierefreiheit von Anfang an mit
Digitale Angebote müssen nach § 12 a Behindertengleichstellungsgesetz barrierefrei sein. Barrierefrei bedeutet, dass Menschen mit und ohne Behinderung das Angebot in gleicher Weise nutzen können. Da es viele unterschiedliche Arten von Behinderungen gibt, müssen viele Aspekte beachtet werden. Etwa die Aufbereitung für blinde und sehbehinderte Menschen oder Angebote in deutscher Gebärdensprache oder leichter Sprache.
So wenden Sie den Aspekt an
Nutzen Sie dafür beispielsweise den Standardanforderungskatalog.
1.5 Stellen Sie eine nutzerfreundliche Umsetzung sicher
Barrierearme Angebote sind oft auch nutzerfreundlicher. Darüber hinaus macht eine nutzerzentrierte Entwicklung, die z. B. in kleinen Schritten agiert und Texte in einfacher Sprache oder mehrsprachig gestaltet, ihr Angebot zugänglicher.