Automatisierung basiert auf eindeutigen Regelungen
Logische und verständliche Regelungen und transparente Verfahren erleichtern den Zugang zum Recht und stärken das Vertrauen in den Staat. Einfachheit und verständliche Sprache sind durch die GGO und das Handbuch der Rechtsförmlichkeit vorgeschrieben.
Klarheit und Logik bilden die Grundlage für automatisierte Prozesse. Ein Verwaltungsakt kann vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, sofern dies durch Rechtsvorschrift zugelassen ist und weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht (§ 35a VwVfG). Wenn Begriffe eindeutig definiert sowie Entscheidungsstrukturen bestimmt sind, können Teile des Vollzugs (Regeln und klare Ausnahmen) automatisiert werden. Das spart Zeit auf Seiten der Nutzenden und der Verwaltung. Mit diesen Ressourcen können kritischere Einzelfälle bearbeitet oder Normadressatinnen und -adressaten beraten werden.
Echte Regelungsbeispiele zu diesem Prinzip finden Sie im Zentrum für Legistik.
4.1 Beachten Sie bestehende Prozesse und Verantwortlichkeiten
Um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten, sollten existierende Prozesse und Verantwortlichkeiten beachtet und, wenn möglich, angeglichen werden. Dabei helfen Ihnen Visualisierungen.
4.2 Bündeln Sie Aufgaben im Vollzug
Vereinfachen Sie, wie die Aufgaben zwischen Bund und Ländern verteilt sind. Aufgaben oder Teilaufgaben können gebündelt werden: Sie müssen nicht mehr in jeder Kommune oder jeder Behörde individuell erfüllt werden. Gerade bei Aufgaben mit hohen Fallzahlen und hohem Standardisierungspotenzial können Automatisierung und Aufgabenneuorganisation die Vollzugsbehörden spürbar entlasten.
4.3 Nutzen Sie das Potenzial von Automatisierung
Automatisierung wirkt sich besonders effizienzsteigernd auf Prozesse mit großen Bearbeitungsfallzahlen aus, die als gebundene Entscheidungen geregelt werden können.
4.4 Unterscheiden Sie zwischen genereller Regel, Ausnahmen und Ermessensspielräumen
Sachverhalte sollten durch das Zusammenspiel von Gesetzen und Verordnungen möglichst abschließend geregelt werden. Finden Sie die Balance zwischen notwendigen Ausnahmen für eine gerechte Regelung, Spielraum in der Umsetzung und klar geregelten Prozessen, die sich gut digitalisieren lassen.
4.5 Schreiben Sie einfach, eindeutig und widerspruchsfrei
Logische Konsistenz und präzise Sprache sind notwendige Bedingungen für die Automatisierung der Umsetzung. Dass eine Regelung eindeutig formuliert ist, kann auch einen längeren Regelungstext zur Folge haben.